از چه چیزهایی باید بک‌آپ بگیریم؟ ۵ مورد حیاتی!

اگر خوب فکر کنید، همه فایل‌های گوشی یا کامپیوتر ارزش نگهداری ندارند. بعضی فایل‌ها را می‌توان در چند دقیقه دوباره دانلود کرد. اما بعضی دیگر، وقتی از بین بروند، برای همیشه حذف می‌شوند. اگر لپ‌تاپ شما دزدیده شود، گوشی در آب بیفتد یا باج‌افزار فایل‌ها را قفل کند، سریع می‌فهمید که فقط چند فایل واقعاً ارزش بک آپ فایل ضروری را داشتند. کاش قبل از اتفاق، آن‌ها را در جای امنی ذخیره کرده بودید.

عکس‌ها و ویدیوها؛ نگذار خاطرات گران‌بهایت از دستت برود

این مورد همیشه در اولویت من قرار دارد، چون هر بار از افراد می‌پرسم اگر قرار باشد چیزی را از دست بدهند واقعاً ناراحت شوند، تقریباً همه یک پاسخ می‌دهند: عکس‌ها و ویدیوها. شما نمی‌توانید دوباره به عقب برگردید و مراسم ازدواج، اولین قدم‌های فرزندتان یا لحظه‌های خاص سفر را ثبت کنید. وقتی این فایل‌ها از بین بروند، برای همیشه از دست رفته‌اند.

امروزه بسیاری از دستگاه‌ها به‌صورت خودکار عکس‌ها و ویدیوها را در فضای ابری مانند iCloud، Google Photos یا OneDrive همگام‌سازی می‌کنند. این کار راحت است، اما تکیه به یک سرویس واحد خطرناک است. ممکن است حساب شما هک شود، فضای ذخیره‌سازی رایگان محدود شود یا حتی خود سرویس از دسترس خارج شود. بنابراین، بهترین روش این است که بیش از یک نسخه از فایل‌های خود را در مکان‌های مختلف نگهداری کنید.

روش مناسب برای بک آپ فایل ضروری این است که از یک سرویس ابری برای همگام‌سازی روزانه استفاده کنید و در عین حال یک نسخه محلی روی هارد اکسترنال یا ذخیره‌ساز تحت شبکه (NAS) داشته باشید. همچنین می‌توانید یک سرویس ابری دوم نیز برای اطمینان بیشتر به‌عنوان پشتیبان اضافه کنید.

اسناد، پروژه‌ها و فایل‌های کاری

احتمالاً سال‌ها فایل مهم در یک پوشه دارید که به آن توجه نکرده‌اید. شاید این فایل‌ها در دسته‌های مختلفی قرار بگیرند، اما همه آن‌ها یک ویژگی مشترک دارند: یا از نظر عملی بسیار مهم‌اند یا حاصل تلاش و زحمت زیاد شما هستند. از دست دادن این فایل‌ها می‌تواند زندگی شخصی، شغل یا امور مالی‌تان را مختل کند.

این گروه از فایل‌ها شامل دو نوع کلی است:

• اسناد ضروری: مانند اسکن کارت‌های شناسایی، اظهارنامه‌های مالیاتی، قراردادها، ریزنمرات تحصیلی، اسناد ملکی، پرونده‌های پزشکی و مدارک مالی.
• پروژه‌های کاری و خلاقانه: شامل فایل‌های اکسل، تحقیقات، کدنویسی، مقالات، طرح‌های گرافیکی، پروژه‌های رسانه‌ای و هر کاری که برای تولید آن زمان زیادی صرف شده است.

برای محافظت از این موارد، باید از بک آپ فایل ضروری به‌صورت چندلایه استفاده کنید. در پروژه‌های فعال، بهتر است فایل‌ها را در پوشه‌های همگام‌سازی شده با سرویس‌های ابری مانند Google Drive، Microsoft 365 یا Dropbox نگهداری کنید تا هر تغییری به‌طور خودکار ذخیره شود. اگر برنامه‌نویس هستید، از سیستم‌های کنترل نسخه مانند Git (در GitHub یا GitLab) استفاده کنید؛ این ابزارها علاوه بر مدیریت نسخه‌ها، نوعی پشتیبان‌گیری دائمی هم فراهم می‌کنند. بسیاری از پلتفرم‌های همکاری آنلاین نیز نقش بک آپ اضافی را ایفا می‌کنند.

وقتی پروژه‌ای تمام شد یا با اسناد حساسی سر و کار دارید، آن‌ها را در فضای ذخیره‌سازی بلندمدت آرشیو کنید. از یک هارد اکسترنال (HDD یا SSD) برای نسخه محلی استفاده کنید و در کنار آن، نسخه دیگری در فضای ابری قرار دهید. از آنجا که این فایل‌ها معمولاً شامل داده‌های خصوصی یا محرمانه هستند، قبل از ذخیره‌سازی، از رمزگذاری (Encryption) استفاده کنید؛ چه برای خود فایل‌ها و چه برای کل درایو. رمزگذاری باعث می‌شود حتی اگر کسی به حافظه‌ی پشتیبان شما دسترسی پیدا کند، بدون کلید رمز نتواند به داده‌هایتان دسترسی داشته باشد.

رمزهای عبور و داده‌های احراز هویت

از دست دادن دسترسی به حساب‌ها به اندازه از بین رفتن فایل‌ها آسیب‌زننده است. ایمیل، شبکه‌های اجتماعی، حساب‌های بانکی، سیستم‌های کاری و حتی دستگاه‌های خانه هوشمند، همگی به احراز هویت امن وابسته‌اند. اگر اطلاعات ورود به این حساب‌ها را بدون داشتن نسخه پشتیبان از دست بدهید، بازیابی آن‌ها ممکن است بسیار دشوار یا حتی غیرممکن شود.

یک مدیر رمز عبور (Password Manager) مطمئن، ساده‌ترین راه برای مدیریت این موضوع است. این ابزارها نه‌تنها رمزهای ورود شما را ذخیره می‌کنند، بلکه امکان ایجاد نسخه‌های رمزگذاری‌شده از کل داده‌های ورود را هم فراهم می‌سازند. صادر کردن (Export) این اطلاعات و نگهداری آن در یک محل امن باعث می‌شود اگر سرویس از کار افتاد یا حساب شما هک شد، همچنان بتوانید به اطلاعات خود دسترسی داشته باشید.

مطالب مرتبط: آینده با شکوه ما بدون نیاز به رمز عبور

احراز هویت فقط به رمز عبور محدود نمی‌شود. اپلیکیشن‌هایی مانند Google Authenticator کدهای موقت ورود تولید می‌کنند، اما اگر گوشی شما گم شود یا ریست گردد، آن کدها نیز از بین می‌روند. در چنین شرایطی، استفاده از کدهای پشتیبان یا بازیابی می‌تواند مشکل را حل کند — البته به شرطی که آن‌ها را در جای امن نگهداری کنید. یادداشت کردن یا چاپ آن‌ها و قرار دادن‌شان در جعبه قفل‌دار یا محفظه ضدحریق، یک لایه محافظتی آفلاین و مطمئن برای بک آپ فایل ضروری ایجاد می‌کند.

ملزومات سیستم

وقتی بدترین اتفاق رخ دهد، خیلی سریع‌تر می‌توانید دوباره به کار بازگردید.
نصب مجدد سیستم عامل معمولاً بخش آسان ماجرا است. آنچه زمان‌بر است، بازسازی تمام جزئیاتی است که یک کامپیوتر را قابل استفاده می‌کند. این جزئیات شامل درایورها، نصب‌کننده‌های برنامه‌ها و فایل‌های پیکربندی می‌شوند. بدون آن‌ها، ممکن است مجبور شوید دنبال دانلودها بگردید، با سخت‌افزار قدیمی دست و پنجه نرم کنید یا متوجه شوید یک برنامه محبوب دیگر پشتیبانی نمی‌شود.

یکی از روش‌هایی که خودم برای جلوگیری از دردسرهای آینده یاد گرفته‌ام، نگهداری یک پوشه Recovery روی یک فلش USB برای هر دستگاه است. چیزی پیچیده نیست؛ فقط یک پوشه با موارد ضروری: نصب‌کننده قابل بوت سیستم عامل (Windows، macOS یا Linux)، درایورهای سخت‌افزار مانند وای‌فای، کارت گرافیک و چیپ‌ست، و همچنین نصب‌کننده برنامه‌هایی که همیشه استفاده می‌کنم. شاید ساده به نظر برسد، اما وقتی سیستم عامل را دوباره نصب می‌کنید و متوجه می‌شوید اینترنت ندارید چون درایور وای‌فای موجود نیست، آرزو می‌کنید که این پوشه را داشتید.

برای بازیابی سریع‌تر در ویندوز، می‌توانید از ابزار Windows Backup در ویندوز 11 استفاده کنید یا با نرم‌افزاری مثل Macrium Reflect، تصویر کامل سیستم بسازید تا کامپیوتر خود را در یک مرحله به وضعیت کاری بازگردانید. اگر از macOS استفاده می‌کنید، می‌توانید به Time Machine اعتماد کنید که بازیابی کامل سیستم را به‌صورت مشابه فراهم می‌کند.

مخاطبین، ایمیل‌ها و گزارش‌های ارتباطی

قطعاً از دست دادن همه این‌ها برایم فاجعه خواهد بود.
مخاطبین، تاریخچه ایمیل و سوابق چت شما اغلب نمایانگر سال‌ها روابط، تراکنش‌ها و گفتگوهایی هستند که نمی‌توان به‌طور کامل دوباره ایجاد کرد. از دست دادن آن‌ها ممکن است شما را از ارتباط با افراد و موضوعات مهم جدا کند.

اگرچه بسیاری از دستگاه‌ها و سرویس‌ها به‌صورت خودکار مخاطبین، ایمیل و پیام‌ها را در فضای ابری همگام‌سازی می‌کنند، این تنها تضمینی برای ماندگاری آن‌ها نیست. حساب‌ها ممکن است هک شوند، داده‌ها پاک شوند یا خطاهای همگام‌سازی رخ دهد. برای محافظت از خود:

• مخاطبین را به‌صورت منظم در قالب‌های استاندارد مانند CSV یا VCF صادر کنید. بیشتر برنامه‌های مخاطبین، از جمله Outlook، این امکان را دارند.
• ایمیل‌ها را با استفاده از ابزارهای داخلی یا قابلیت‌های صادرسازی آرشیو کنید. سرویس Google Takeout به شما اجازه می‌دهد Gmail و پیوست‌های آن را به‌صورت یک فایل آرشیو دانلود کنید.
• سوابق چت و پیام‌ها را پشتیبان‌گیری کنید. برنامه‌های پیام‌رسان رمزگذاری‌شده برای اندروید و iOS، مانند WhatsApp، Signal و Telegram، امکان صادر کردن یا پشتیبان‌گیری از داده‌های چت را فراهم می‌کنند. برای پیامک‌ها و سوابق تماس در اندروید، برنامه‌هایی مثل SMS Backup & Restore امکان ایجاد نسخه پشتیبان محلی XML و آپلود آن در فضای ابری را می‌دهند.

هر کاری که انجام می‌دهید، حداقل یک نسخه محلی و یک نسخه دیگر جداگانه نگهداری کنید و آن‌ها را به‌طور منظم به‌روز کنید تا بک آپ فایل ضروری شما همیشه محافظت شده باشد.

قبل از اینکه خیلی دیر شود، بک‌آپ بگیرید

پشتیبان‌گیری لازم نیست کار خسته‌کننده‌ای باشد. نیازی نیست همه دانلودها یا مجموعه‌های ناتمام میم‌ها را ذخیره کنید فقط همان فایل‌هایی که اگر فردا ناپدید شوند، واقعاً پشیمان می‌شوید را نگه دارید. وقتی این موارد ضروری را امن ذخیره کردید، می‌توانید کمی آرامش داشته باشید. بقیه چیزها؟ شاید اصلاً ارزش ذخیره کردن نداشتند.

برای مدیریت بهتر بک آپ فایل ضروری و حفاظت از اطلاعات حیاتی، آشنایی با ابزارهای حرفه‌ای پشتیبان‌گیری اهمیت زیادی دارد. یکی از این ابزارها NetBackup است که امکان بازیابی سریع و مطمئن داده‌ها را فراهم می‌کند. برای یادگیری کامل نحوه پشتیبان‌گیری و بازیابی اطلاعات با NetBackup، می‌توانید مقاله «نحوه پشتیبان‌گیری و بازیابی اطلاعات با NetBackup» در سایت دوران آکادمی را مطالعه کنید.