اجاره نامه قراردادی است میان مالک و مستاجر که حاوی اطلاعات کامل طرفین، اطلاعات مربوط به مورد اجاره و میزان و نحوه پرداخت اجاره‌بها می باشد. سامانه اسناد و املاک کشور در هنگام انجام معاملات خرید و فروش و همچنین اجاره املاک، شماره‌ای 13 رقمی تحت عنوان «کد رهگیری املاک» صادر می‌کند که با دریافت این کد می‌توان از صحت انجام معامله اطمینان حاصل کرد. همچنین به‌منظور جلوگیری از جرایم معاملات ملکی و اطمینان خاطر بخشیدن به طرفین معامله برای انواع معاملات قولنامه‌ای اعم از رهن و اجاره، خرید و فروش املاک و… دریافت کد رهگیری در تمام معاملات ملکی اجباری است. علاه‌بر آن مستاجرهایی که قصد دارند از وام ودیعه مسکن بهره‌مند شوند، لازم است نسبت به دریافت این کد اقدام نمایند.
در گذشته مراجعه به مشاورین املاک جهت دریافت این کد ضروری بود. به سبب مشکلاتی که برای دریافت کد رهگیری قولنامه‌ای وجود داشت، بعضی از موجرین از انجام این امر خودداری می کردند. از طرفی مشاورین املاک نیز برای ارائه این کد مبلغ نسبتا بالایی را طلب می کردند که همین امر موجب شده بود که بسیاری از افراد از دریافت کد رهگیری منصرف شوند.
به دنبال اجرایی کردن ماده ۱۸ قانون جهش تولید مسکن، دولت این امکان را فراهم کرده است تا موجر و مستاجر بتوانند شخصا نسبت به ثبت قرارداد اجاره و دریافت کدرهگیری به صورت رایگان اقدام نمایند. برای این منظور از روز چهارشنبه ۳ خرداد ۱۴۰۲ نسخه آزمایشی سامانه معاملات املاک و مستغلات کشور به آدرس amlak.mrud.ir راه‌اندازی شد که در اولین گام امکان ثبت رایگان قراردادهای اجاره و دریافت کد رهگیری توسط مالکان و مستاجران، بدون نیاز به مراجعه به دفاتر املاک ایجاد شد.
سامانه املاک و مستغلات صرفا برای کسانی قابل استفاده است که قصد ایجاد قرارداد اجاره جدید یا دریافت کد رهگیری دارند. دقت داشته باشید که تنها می‌توان از کد رهگیری‌هایی که بعد از ثبت قرارداد در همین سامانه ایجاد شده‌اند، استعلام گرفت. بنابراین کد رهگیری دریافت شده از مشاوران املاک در این سامانه قابل استعلام نیست.
همچنین لازم به ذکر است که در حال حاضر، فقط امکان ایجاد قرارداد اجاره برای املاک مسکن، در حالت یک به یک (یک مالک ۶ دانگ به یک مستاجر) به صورت بر خط فراهم شده است و تنها استعلام قراردادهایی که توسط مالکان در این سامانه ثبت شده است، امکان پذیر است نه قراردادهایی که توسط مشاوران املاک ثبت شده باشد. بعد از ثبت قرارداد، کد رهگیری در اختیار طرفین قرار می‌گیرد.
برای ثبت قرارداد اجاره و دریافت کد رهگیری به صورت رایگان و بدون نیاز به مراجعه به مشاورین املاک با ما همراه باشید.
نحوه ثبت قراداد اجاره رایگان در سامانه املاک و مستغلات
ابتدا به سامانه معاملات املاک و مستغلات به آدرس https://amlak.mrud.ir مراجعه کنید. از منوی بالا سمت چپ گزینه «سامانه ثبت رایگان اجاره مسکن» را انتخاب کنید.
اکنون وارد پنجره ملی خدمات دولت هوشمند می‌شوید تا اهراز هویت شوید. کلیه افراد اعم از مالک، مستاجر، شاهدان و … باید توسط پنجره ملی خدمات دولت هوشمند، احراز هویت شوند و سپس از قابلیت‌های سامانه استفاده کنند. ابتدا شماره همراه خود را وارد کرده و پس از تایپ کد امنیتی نمایش داده شده، روی گزینه ارسال رمز یکبار مصرف کلیک کنید. سیستم یک کد 5 رقمی برای شما ارسال می‌کند که با تایپ رمز پیامک شده وارد صفحه اصلی سامانه می‌شوید.
از وسط صفحه و در قسمت قراداد جدید گزینه «ایجاد قرارداد» را کلیک کنید.
در این جا نوع قرارداد اعم از تجاری و یا مسکونی را انتخاب کنید و روی گزینه «ایجاد قرارداد» کلیک کنید.
اکنون نقش خود به عنوان موجر یا مستاجر مشخص کرده و مجددا روی گزینه «ایجاد قرارداد» کلیک کنید.
نکته: ایجاد قرارداد و تکمیل اطلاعات مراحل اولیه ابتدا باید توسط موجر (صاحب ملک) آغاز شود و در مراحل بعدی، مستاجر به قرارداد اضافه خواهد شد. بنابراین مستاجر نباید از گزینه “ایجاد قرارداد” استفاده نماید، چرا که وی نمی‌تواند به تنهایی قراردادی را ایجاد نماید.
اکنون مدارک مورد نیاز برای ایجاد قرارداد را آماده کرده و وارد صفحه بعدی شوید.
ثبت اطلاعات در سامانه
برای ایجاد قرارداد جدید لازم است اطلاعات مورد نیاز را طی 6 مرحله (5 مرحله اول بر عهده موجر و مرحله 6 برعهده مستاجر) ثبت کرد. این 6 مرحله عبارتند از:
- اطلاعات موجر: در این بخش باید اطلاعات هویتی و اطلاعات تماس موجر تکمیل شود.
- اطلاعات ملک: در این بخش باید اطلاعات ملک مورد اجاره نظیر متراژ، تعداد اتاق، کدپستی و امکانات مشخص شود.
- مبلغ و تاریخ قرارداد: در این بخش تاریخ شروع و پایان قراداد و مبلغ اجاره باید ثبت شود.
- تعهدات طرفین: شامل موارد کلی، تسلیم ملک مورد اجاره، تعهدات موجر و مستاجر
- قبوض : قبض آب، برق، گاز و تلفن از جمله قبض‌هایی هستند که می‌توان اطلاعات آنها را اضافه و تکمیل کنید.
- اطلاعات مستاجر: در این بخش باید اطلاعات هویتی و اطلاعات تماس مستاجر تکمیل شود.
اطلاعات موجر: در این صفحه اطلاعات شخصی موجر به نمایش درمی‌آید که در صورت صحیح بودن وارد مرحله بعدی می‌شوید.
در این مرحله باید اطلاعات مربوط به محل سکونت موجر را تکمیل کنید. اگر اطلاعات مربوط به محل سکونت ناقص است نسبت به تکمیل آن در سامانه اقدام فرمایید.
اطلاعات ملک: پس از ثبت اطلاعات محل سکونت، نوبت به پر کردن اطلاعات مربوط به ملک مورد اجاره است. اطلاعاتی نظیر سمت ساختمان، تعداد طبقات ساختمان، امکانات ملک مورد اجاره و… جزو مواردی است که باید در سامانه درج شود. برای این کار نیاز است تا تصویر سند ملک مورد اجاره در سامانه بارگزاری شود. دقت کنید فایل انتخابی سند برای بارگزاری (آپلود) کمتر از 2 مگابایت حجم داشته باشد. بعد از تکمیل اطلاعات مرحله 2 و انتخاب گزینه صفحه بعد، اگر سرعت سامانه کاهش یافت، به این دلیل است که سامانه در حال باگزاری سند است.
مبلغ و تاریخ قرارداد: در این بخش باید تاریخ‌های عقد، شروع و پایان قرارداد و همچنین تاریخ تحویل ملک به مستاجر مشخص شود. مبالغ رهن و اجاره ماهیانه هم باید به ریال تعیین شوند.
تعهدات طرفین: در این بخش تعهدات طرفین شامل موارد کلی، تسلیم ملک مورد اجاره، تعهدات شخص موجر و همچنین تعهدات مخصوص مستاجر باید تکمیل شود. لازم به ذکر است که بندهای این بخش به 3 نوع اجباری، اختیاری و نوشته شده توسط شما هستند که بندهای اجباری برخلاف بندهای اختیاری قابل ویرایش یا حذف نیستند. برخی از بندها هم دارای متغیرهایی هستند که حتما باید آنها را تکمیل نمایید.
قبوض : بعد از تکمیل موارد خواسته شده، نوبت به استعلام قبوض ملک مورد اجاره است. برای این کار شناسه قبض برق و یا سایر قبوض مربوط به ملک مورد اجاره را وراد کنید. مرحله تکمیل قبوض اختیاری است اما در صورت داشتن بدهی باید در سامانه ثبت شود.
اطلاعات مستاجر: پس از تکمیل 5 مرحله ابتدایی قرارداد توسط موجر، مستاجر باید اطلاعات مرحله 6 را تکمیل نماید. با انتخاب گزینه “تکمیل اطلاعات مستاجر” یک صفحه کوچک پاپ‌آپ نمایان خواهد شد که روش های تکمیل اطلاعات مستاجر، در آن توضیح داده شده است.
نحوه ثبت اطلاعات مستاجر
برای تکمیل اطلاعات مستاجر دو روش کلی وجود دارد که عبارتند از :
- حضور همزمان موجر و مستاجر
- عدم حضور همزمان موجر و مستاجر
حضور همزمان موجر و مستاجر: زمانی که موجر و مستاجر کنار یکدیگر حضور داشته باشند، موجر می‌تواند فرایند ثبت قرارداد را ادامه داده و با کسب تایید ازمستاجر، اطلاعات مربوط به مستاجر را نیز تکمیل کند. برای این کار کافیست، موجر روش اول را انتخاب کرده، شماره تلفن همراه مستاجر را ثبت و پس از آن پیامک حاوی کد 5 رقمی ارسال شده برای تلفن همراه مستاجر را، وارد نماید. بعد از انجام این کار، اطلاعات مرحله 6 ظاهر شده و قابل تکمیل خواهد بود. بعد از تکمیل اطلاعات مرحله 6 فرایند ایجاد قرارداد به پایان خواهد رسید.
عدم حضور همزمان موجر و مستاجر: زمانی که موجر و مستاجر کنار یکدیگر حضور نداشته باشند و یا به هر دلیلی، مستاجر بخواهد شخصا اطلاعات خود را ثبت کند، کافیست موجر روش دوم را انتخاب کرده و شماره تلفن همراه مستاجر را وارد نماید تا لینک مراحل ایجاد قرارداد برای مستاجر ارسال شود. در این روش، مستاجر بعد از ورود به سامانه و مشاهده اطلاعات مربوط به قرارداد، می‌تواند اطلاعات مرحله 6 را کامل کند. بعد از تکمیل این مرحله فرایند ایجاد قرارداد به پایان خواهد رسید.
پس از انجام مراحل فوق یک گزینه تحت عنوان «قراردادهای در حال تکمیل» به سامانه اضافه خواهد شد. این گزینه در بالای صفحه و در نوار فهرست سایت قرار دارد که با کیلک کردن روی آن وارد صفحه زیر می‌شوید.
همانطور که در پایین صفحه مشاهده می‌کنید، بعد از تکمیل اطلاعات قرارداد نوبت به امضای طرفین قرارداد می‌رسد.
لازم به ذکر است اگر قصد ویرایش اطلاعات را داشته باشید، باید قبل از مرحله امضای قرارداد این کار ر انجام دهید چرا که پس از امضای قرارداد تنها در صورتی که کمتر از 1 ساعت از امضای قرارداد گذشته باشد، می‌توان امضا را پس گرفته و قرارداد را ویرایش کرد.
به طور کلی امضای قرارداد در این سامانه، با دریافت و تایید رمز یکبار مصرف انجام می‌شود. بعد از انتخاب گزینه “امضا و تایید قرارداد توسط موجر / مستاجر” باید دریافت کد تایید را انتخاب کرده و منتظر بمانید تا یک کد 5 رقمی برای شماره تلفنی که با آن وارد سامانه شده اید، ارسال شود. پس از وارد کردن کد 5 رقمی و انتخاب گزینه تایید، امضای شما ثبت خواهد شد. تایید رمز یکبار مصرف ارسال شده به شماره تلفن همراه شما، به معنی امضای الکترونیکی شما می‌باشد.
بعد از امضای قرارداد توسط طرفین، باید شاهدین هم به قرارداد اضافه شده و امضای خود را به ثبت برسانند. فرایند امضای شاهدین هم مانند امضای طرفین، با دریافت و تایید رمز یکبار مصرف انجام می‌گردد. هر کدام از طرفین اجاره می‌بایست حداقل یک شاهد از طرف خود به سامانه معرفی نمایند و اگر یکی از طرفین شاهدی نداشته باشد، قرارداد ثبت نخواهد شد.
برای این کار باید موجر با استفاده از گزینه “اضافه کردن شاهد از طرف موجر” و مستاجر با استفاده از گزینه “اضافه کردن شاهد از طرف مستاجر” شاهد خود را به قرارداد اضافه کنند. پس از اضافه کردن شماره همراه شاهد و طی کردن فرایند دریافت و تایید رمز یکبارمصرف، شاهد به قرارداد اضافه شده و امضای او ثبت می‌گردد. اگر شاهد در کنار موجر و یا مستاجر نباشد، می‌توان از طریق گزینه “اشتراک گذاری لینک برای شاهد موجر و مستاجر” لینک قرارداد را برای شاهدان ارسال کرد.
پس از امضای قرارداد توسط شاهدان طرفین قرارداد، بعد از گذشت یک ساعت کد رهگیری منحصر به فردی برای قرارداد ایجاد شده و در صفحه مشاهده قرارداد، قابل رویت بوده و به صورت پیامک برای طرفین قرارداد ارسال خواهد شد. پس از صدور کد رهگیری، قراردادهای ثبت شده از منوی “قراردادهای در حال تکمیل” به “قراردادهای تکمیل شده” منتقل خواهند شد. اکنون طرفین قرارداد می‌توانند با انتخاب گزینه “فایل سند ” سند ملک مورد اجاره را مشاهده و با کلیک روی گزینه فایل قرارداد، نسخه PDF را، دانلود و چاپ کنند.
در پایان لازم به یادآوری است که تمامی مراحل ایجاد قرارداد و همچنین دریافت یا استعلام کد رهگیری، کاملا رایگان بوده و هیچ مبلغی توسط سامانه از کاربران اخذ نخواهد شد. همچنین با توجه به آزمایشی بودن نسخه فعلی سامانه، بهتر است از کامپیوتر یا لپ‌تاپ برای انجام این کار استفاده کرد.
