جیمیل یکی از محبوب‌ترین سرویس‌های ایمیل در جهان است و در میان کاربران به‌دلیل امکانات فراوان و ترفند مخفی گوگل جایگاه ویژه‌ای دارد. رابط کاربری ساده و کاربرپسند آن باعث می‌شود افراد در هر سطحی بتوانند به‌راحتی از این ابزار استفاده کنند. این سرویس هم برای کاربران موبایل و هم برای کاربران مرورگر بهینه‌سازی شده و تجربه‌ای روان و سریع ارائه می‌دهد. علاوه بر این، جیمیل با سایر برنامه‌های Google Drive هماهنگی بالایی دارد و مدیریت فایل‌ها و اسناد را ساده‌تر می‌کند. نکته مهم‌تر اینکه جیمیل کاملاً رایگان است و هر کاربر به‌صورت پیش‌فرض ۱۵ گیگابایت فضای ذخیره‌سازی ابری در اختیار دارد.
اگرچه جیمیل امن‌ترین سرویس ایمیل در جهان محسوب نمی‌شود، اما مجموعه‌ای از قابلیت‌های امنیتی قدرتمند را در خود جای داده است. کاربران به دلیل سادگی و سرعت بالا، این سرویس را ترجیح می‌دهند، زیرا ارسال و دریافت ایمیل در آن بدون پیچیدگی انجام می‌شود. با این حال، همین سادگی باعث می‌شود ایمیل‌ها به‌مرور انباشته شوند و برخی پیام‌ها نادیده بمانند. برای جلوگیری از این مشکل و استفاده بهینه از جیمیل، بهتر است با چند ترفند مخفی گوگل آشنا شوید تا بتوانید کار با ایمیل‌های خود را هوشمندانه‌تر و سریع‌تر انجام دهید.
مدت زمان مجاز برای لغو ارسال را تغییر دهید
این ویژگی می‌تواند شما را از شر شرمندگی‌های احتمالی در آینده نجات دهد.
نکته: در نسخه مرورگر، منوی Settings در بالا و سمت راست صفحه با آیکون چرخ‌دنده قرار دارد. در نسخه موبایل، باید روی آیکون سه‌خطی بالا و سمت چپ کلیک کنید و سپس گزینه Settings را در پایین صفحه پیدا کنید.
در گذشته، اگر روی گزینه «Send» در یک ایمیل کلیک می‌کردید، دیگر راه بازگشتی وجود نداشت و ایمیل برای همیشه ارسال می‌شد. در چنین شرایطی، تنها راه حذف آن این بود که مستقیماً به سراغ رایانه گیرنده بروید و ایمیل را از صندوق ورودی او پاک کنید؛ کاری که کاملاً غیرمنطقی و غیرممکن است. اما امروزه جیمیل و سایر سرویس‌های ایمیل قابلیتی با عنوان Undo Send یا لغو ارسال ارائه داده‌اند که با استفاده از آن می‌توان ارسال ایمیل را متوقف و آن را بازگرداند. این قابلیت در بیشتر مواقع عملکرد بسیار خوبی دارد، هرچند اگر خیلی دیر اقدام کنید، ممکن است ایمیل ارسال شود.
جیمیل به کاربران اجازه می‌دهد مدت‌زمانی را که بین ارسال ایمیل و امکان لغو آن وجود دارد، تنظیم کنند. برای انجام این کار، وارد منوی Settings شوید، سپس گزینه See all settings را انتخاب کنید. در بخش General settings، گزینه سوم مربوط به Undo Send است. در این قسمت می‌توانید بازه زمانی لغو ارسال را از پنج ثانیه به ۱۰، ۲۰ یا ۳۰ ثانیه تغییر دهید.
اگرچه این مدت‌زمان طولانی نیست، اما همین فرصت کوتاه می‌تواند از ارسال ایمیلی ناقص، بدون پیوست یا با غلط املایی جلوگیری کند. فعال‌سازی این ویژگی یکی از ترفندهای مخفی گوگل محسوب می‌شود که بهتر است آن را از همین حالا فعال کنید؛ چون اگر زمانی به آن نیاز پیدا کنید و از قبل فعال نکرده باشید، هیچ کمکی به شما نخواهد کرد.
برای ایمیل خود محدودیت زمانی تعیین کنید
می‌توانید ایمیل خود را ناپدید کنید.
با فعال کردن حالت Confidential در جیمیل، می‌توانید ایمیل خود را به گونه‌ای تنظیم کنید که پس از مدتی خودبه‌خود از صندوق ورودی گیرنده ناپدید شود. هنگام نوشتن یک ایمیل جدید، آیکون قفل در پایین صفحه ظاهر می‌شود که تنظیمات حالت Confidential را باز می‌کند.
این حالت اجازه می‌دهد تاریخ انقضای ایمیل را تعیین کنید، به‌گونه‌ای که پس از پایان زمان مشخص‌شده، ایمیل از صندوق ورودی افراد حذف شود. گزینه‌های زمان‌بندی شامل یک روز، یک هفته، یک ماه، سه ماه یا پنج سال هستند. همچنین می‌توانید انتخاب کنید که گیرنده قبل از باز کردن ایمیل، یک کد SMS تولیدشده توسط گوگل را وارد کند.
پس از فعال کردن حالت Confidential، گیرندگان ایمیل قادر نخواهند بود آن را فوروارد، کپی، چاپ یا دانلود کنند. این ویژگی از اشتراک‌گذاری گسترده اطلاعات جلوگیری می‌کند. احتمالاً هر روز از حالت Confidential استفاده نخواهید کرد، اما این قابلیت یک ویژگی امنیتی مهم است که برای محافظت از داده‌های شما هنگام نیاز اضافه شده است.
ایمیل‌های دریافتی را به حالت تعویق درآورید
احساس نکن زیر آوار گیر کرده‌اید.
گاهی اوقات ایمیل‌های دریافتی آن‌قدر زیاد می‌شوند که احساس می‌کنید هیچ‌وقت نمی‌توانید به آن‌ها رسیدگی کنید. داشتن یک صندوق ورودی شلوغ می‌تواند بسیار خسته‌کننده باشد و حذف ایمیل‌ها به‌صورت تک‌تک وقت زیادی می‌گیرد. به همین دلیل، می‌توانید زمان دریافت ایمیل‌ها را مدیریت کنید.
پیگیری تعداد ایمیل‌های روزانه به‌ویژه زمانی که در چندین لیست پستی عضو هستید، چالش‌برانگیز است. جیمیل با ایجاد صندوق‌های ورودی Primary، Promotions و Social کار سازمان‌دهی ایمیل‌ها را برای شما آسان می‌کند. علاوه بر این، فیلترهای صندوق ورودی جیمیل قابل سفارشی‌سازی هستند و به شما امکان می‌دهند ایمیل‌هایتان را به شیوه‌ای که می‌خواهید مشاهده کنید.
اما می‌توانید از قابلیت Snooze برای به تأخیر انداختن ایمیل‌ها استفاده کنید تا در صندوق ورودی شما باقی نمانند. بله، ایمیل همچنان هنگام دریافت در صندوق ورودی ظاهر می‌شود، اما اگر هنوز آماده رسیدگی به آن نیستید، می‌توانید آن را کنار بگذارید و در زمان مناسب‌تر به آن پاسخ دهید.
در نسخه مرورگر، وقتی ایمیل خود را در صندوق ورودی مشاهده می‌کنید، با بردن نشانگر ماوس روی ایمیل، چهار آیکون در سمت راست آن ظاهر می‌شوند. گزینه Archive ایمیل را به پوشه آرشیو منتقل می‌کند، Delete آن را به سطل زباله می‌فرستد و Mark as read ایمیل را به حالت خوانده شده در می‌آورد. آخرین آیکون مربوط به Snooze است. با استفاده از این گزینه می‌توانید ایمیل خود را به حالت تعویق درآورده و زمان بازگشت آن به صندوق ورودی را مشخص کنید.
جیمیل به شما اجازه می‌دهد ایمیل‌ها را برای فردا، اواخر این هفته، آخر هفته، هفته آینده یا یک تاریخ دقیق دیگر snooze کنید تا دوباره در صندوق ورودی ظاهر شوند. این ویژگی کنترل کامل بر زمان بازگشت ایمیل‌ها به شما می‌دهد و زمانی مفید است که بخواهید رسیدگی به ایمیلی را به تعویق بیندازید یا از آن به‌عنوان یادآوری برای انجام کاری دیگر استفاده کنید.
ایمیل خود را به‌صورت آفلاین در دسترس قرار دهید
کارهای خود را زمانی که از میز کار دور هستید انجام دهید.
نکته: قابلیت Gmail آفلاین تنها در مرورگر Google Chrome و در حالتی که مرورگر در Incognito Mode نباشد، کار می‌کند.
اگر در حال آماده‌سازی یک ارائه بزرگ هستید و می‌خواهید بخشی از ایمیل‌ها را در حالی که در سفر هستید یا به اینترنت دسترسی ندارید آماده کنید، می‌توانید با استفاده از ترفند مخفی گوگل ایمیل‌های خود را به‌صورت آفلاین در دسترس قرار دهید. این کار شاید در نگاه اول پیچیده به نظر برسد، اما بسیار ساده است و به شما امکان می‌دهد بدون مشکل خاصی به ایمیل‌ها و فایل‌های داخل حساب جیمیل خود دسترسی پیدا کنید.
برای فعال کردن این قابلیت، به منوی Settings بروید و See all settings را انتخاب کنید. یکی از زیرمنوهای نزدیک انتها، بخش Offline است. با کلیک روی آن، گزینه‌ای با عنوان Enable offline mail ظاهر می‌شود. فعال کردن این گزینه به شما اجازه می‌دهد ایمیل‌ها را ذخیره کنید تا هنگام باز کردن مرورگر Chrome خود بعدی، به آن‌ها دسترسی داشته باشید. سپس می‌توانید تعیین کنید چه تعداد روز از ایمیل‌ها به مرورگر همگام‌سازی شوند؛ گزینه‌ها شامل ۷، ۳۰ یا ۹۰ روز هستند.
مطالب مرتبط: جیمیل بزودی با جمنای گوگل یکپارچه می‌شود
جیمیل سپس از شما می‌خواهد انتخاب کنید که داده‌های آفلاین خود را روی کامپیوتر نگه دارید یا آن‌ها را حذف کنید. هنگام استفاده از جیمیل آفلاین، فقط به فضای ذخیره‌سازی موجود در مرورگر Chrome دسترسی دارید که بسیار کمتر از فضای ذخیره‌سازی کامپیوتر شماست. اگرچه نمی‌توانید پیش‌نمایش پیوست‌ها را در ایمیل‌های همگام‌سازی‌شده مشاهده کنید، اما می‌توانید آن‌ها را دانلود کرده و در برنامه‌های محلی باز کنید.
اگر بخواهید در حالت آفلاین ایمیلی ارسال کنید، آن ایمیل در پوشه Outbox ذخیره می‌شود. دفعه بعد که وارد حساب خود شوید یا به اینترنت متصل شوید، ایمیل‌های موجود در Outbox به‌طور خودکار ارسال خواهند شد.
بیشتر بخوانید: ۹ قابلیت جدید برای Gmail که استفاده از آن را جذاب می‌کند
جیمیل دارای قابلیت‌های ظاهراً بی‌پایان است
کاربران اغلب روش‌های جدیدی برای استفاده از جیمیل پیدا می‌کنند، زیرا قابلیت‌های آن هر چند ماه یک‌بار بهبود یافته یا تغییر می‌کنند. در اصل، جیمیل یک سرویس ایمیل کاربرپسند است که فضای ذخیره‌سازی رایگان فراوان و یکپارچگی ساده با سایر ابزارها ارائه می‌دهد. با وجود گزینه‌های متعدد برای شخصی‌سازی تجربه کاربری، جیمیل همچنان یکی از قابل‌اعتمادترین سرویس‌های ایمیل موجود در بازار محسوب می‌شود و با بهره‌گیری از ترفند مخفی گوگل می‌توان مدیریت ایمیل‌ها را ساده‌تر و هوشمندانه‌تر کرد.
